Zunächst einmal vorweg
Es gibt keine endgültige Antwort, ob Standardsoftware oder Individualsoftware besser ist. In vielen Fällen wird es ratsam sein eine Standardsoftware zu verwenden, der auch viele andere Unternehmen vertrauen. Doch um sich vom Wettbewerb abzuheben und eine zugeschnittene Lösung zu bekommen kann sich die (signifikante) Investition in eine Individuallösung definitiv lohnen. Bei manchen Projekten macht es aber auch überhaupt keinen Sinn über eine individuelle SW-Lösung nachzudenken, weil die Entwicklung einfach viel zu teuer wäre.
Das Problem
Einhergehend mit der Digitalen Transformation werden mehr und mehr Verwaltungstätigkeiten, die noch händisch umgesetzt werden, automatisiert. So werden Abteilungen entlasten und Bearbeitungszeiten verkürzt. Eine wichtige Frage ist, ob Sie dafür auf bewährte Standardsoftware zurückgreifen oder ob Sie eine auf Sie zugeschnittene Lösung für sich entwickeln lassen. Im Übrigen muss das Rad in der Regel nicht komplett neu erfunden werden, wir setzen häufig FOSS (Free and Open-Source Software) Komponenten ein, die wir anpassen um neue Lösungen zu bauen. Das spart dann auch Kosten. Inzwischen verwenden wir, wie viele andere auch, KI-Tools in der Entwicklung.
Die Unterschiede zwischen den Softwarearten
Standardsoftware ist eine fertige Software, der Funktionsumfang ist abhängig von der erworbenen Lizenz. Sie wurde für einen bestimmten Markt, eine Branche oder einen Geschäftsbereich entwickelt, um die anfallenden Aufgaben möglichst gut zu bewältigen. Oft werden gleich mehrere Lösungen in einem Paket zusammengefasst.
Individualsoftware wird von einem externen Dienstleister oder einem internen Entwicklungsteam speziell für ein Unternehmen entwickelt. Die Lösung kann auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.
Die Unterschiede der Softwarearten über den gesamten Lebenszyklus
Bevor Sie sich für eine neue Software entscheiden, ist es vor allem bei speziell entwickelter Software wichtig, den gesamten Lebenszyklus zu betrachten. Über lange Zeiträume entscheidet sich, wann sich Investitionen amortisieren.
Konzeption
Im Falle einer
Individualsoftware ist die Konzeption ein essenzieller Bestandteil, stellt sich aber anders dar als bei der Einführung einer Standardsoftware. Zunächst sollte deutlich festgelegt werden welche Anforderungen an das Produkt bestehen. Der Product Owner legt zusammen mit einem Partner Randbedingungen fest. Danach muss sich das (interne oder externe) Entwicklungsteam mit der geplanten oder bestehenden Infrastruktur vertraut machen.Die tatsächliche Ausarbeitung der Software kann nur mit Hilfe eines Product Owners oder eines PO-Teams erfolgen. Stellen Sie also sicher, dass ein oder mehrere Mitarbeiter mit dieser Rolle dem Entwicklerteam zur Verfügung stehen. Meist macht es Sinn zunächst ein minimal wertvolles Produkt zu entwickeln (engl. MVP). Die klare Empfehlung für die Entwicklung einer individuellen Software ist nach einem agilen Prozess wie SCRUM vorzugehen. Dies hilft frühzeitig zu erkennen, wenn sich die SW in eine falsche Richtung entwickelt. Was bedeutet das: Die SW muss die Anforderungen der späteren Anwenderschaft treffen. Das Ziel ist nicht Funktionen zu entwickeln, die später nicht verwendet werden. Das ist teuer und nicht zielführend, deswegen gilt es das zu vermeiden. Dabei hilft eben ein agiler Prozess.Bei einer
Standardsoftware ist die Konzeption anders aber nicht unbedingt einfacher. Es gibt durchaus komplexe Standardsoftwareprojekte deren Durchführung sehr aufwändig ist. Für die Einführung kann im Übrigens auch ein agiles Vorgehen verwendet werden. Die Einführung von Standard ERP Systemen kann sehr sehr komplex werden.Die Projekt-Stakeholder sollten unbedingt darauf achten, dass Mitarbeiter genügend Zeit für die Evaluierung der passenden Software haben. Die meisten SW-Anbieter bieten verschiedene Pakete an und unzählige Optionen. Das Paket mit nur den benötigten Merkmalen auszuwählen ist die Kunst, das spart dann auch bares Geld. Ein großes Problem wäre aber, wenn bestimmte Randbedingungen bei einer Standardsoftware nicht erfüllt werden können, zum Beispiel: Es gibt keine Public API. Diese Show-Stopper frühzeitig zu erkennen sind sehr wichtig. Sonst führt ein Projekt auch gern mal in eine Sackgasse. Für gewöhnlich können später noch Optionen zugebucht werden, aber nicht alles ist machbar und kostengünstig. Dann gilt es die erneuten Herausforderungen bei der Implementierung der Lösung zu meistern. Bei Standardsoftware ist es zudem wichtig auf andere Faktoren zu schauen. Beispiel: Ist die Firma hinter der SW langfristig in der Lage die SW weiterzuentwickeln, Bugs zu beheben und zu warten. Bei der Einführung einer Standardsoftware ist eine ausführliche Anforderungsanalyse elementar. Zudem sollten mehrere Lösungen über eine Bewertungsmatrix verglichen werden.
Entwicklung
Individualsoftware zu entwickeln,
dauert je nach Umfang einige Wochen oder auch mehrere Monate und Jahre. Hier fällt der Großteil der Kosten bei der Individualsoftware an. Die Entwicklungskosten einer kundenspezifischen Software beginnen in etwa bei 30.000 Euro, nach oben offen.Standardsoftware ist logischerweise bereits entwickelt.
Implementierung einer Individualsoftware
Größter Risikofaktor bei der Individualsoftware sind in erster Linie Fehlentwicklungen wie weiter oben angedeutet. Ein hoher Grad an Automatisierung hilft Probleme beim Deployment zu vermeiden. Bugs gibt es in jeder Software, wichtig ist das diese schnell behoben werden. Am besten im Rahmen eines fortlaufenden Entwicklungsprozesses nach SCRUM. Im schlimmsten Fall belasten Fehler in der Software die Mitarbeiter und stören den Geschäftsverlauf, daher ist es wichtig die passenden Prozesse zu implementieren. Bei Standardsoftware liegen die Gefahren eher bei mangelnder Kompatibilität mit bereits im Einsatz befindlichen Drittsystemen. (Stichwort Anforderungsanalyse). Es sollte zusätzlich angemerkt werden, dass Softwarehersteller oft länger brauchen, um Fehler/Sicherheitslücken zu beheben als der Entwickler einer Individualsoftware.
Verwendung
Nach erfolgreicher Integration bietet Individualsoftware zunächst einen deutlichen Vorteil. Die Anwendung ist genau auf den Kunden zugeschnitten. Bei durchdachter Konzeption wurde bei der Programmierung darauf geachtet, dass sich die Mitarbeiter schnell in die Software einlernen können. Dadurch das die Prozesse und das Design an das Unternehmen angepasst sind, ist die Software für die Anwender selbsterklärend. Mit Hilfe der Software kann sich das Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb Vorteile verschaffen. Die Verwendung der Software produziert keine Lizenzkosten bei Dritten. Wenn jedoch Probleme auftreten, zum Beispiel weil Software Bugs aufkommen, sich Gesetzte ändern oder doch noch Funktionen nachgerüstet werden sollen, fallen wieder Kosten an. Auch Einflüsse von außen sorgen für einen Anpassungsbedarf. In der Regel muss SW fortlaufend von Entwicklern gepflegt werden. Das heißt Komponenten müssen gegen neue Versionen getauscht werden, um Kompatibilität und Sicherheit zu gewährleisten. Meist sind außerdem oft Anpassungen notwendig, weil die Welt um die Software herum geändert wird. Die Gründe dafür sich vielfältig: Server müssen umziehen, Firmen spalten sich oder fusionieren, neue Security-Lösungen werden eingeführt, Rechenzentrumsumzüge stehen an, die IT-Strategie ändert sich. Besonders ungünstig ist, wenn die Entwicklerfirma der Software zu diesem Zeitpunkt nicht mehr existiert. – Eine Gefahr die bei Startups oder Freelancern besonders groß ist. Es empfiehlt sich einen fixen Betrag in die laufende Kostenplanung zu übernehmen um eine fortlaufende Entwicklung zu gewährleisten. Standardsoftware bietet ein bewährtes und in der Regel umfangreicheres Funktionspaket als Individualsoftware. Zumeist werden nicht alle der Funktionen von den Mitarbeitern genutzt. Dies kann zum „Information-Overload“ führen und die Anwender verwirren. Gerade bei generischer Software, die sehr viele Prozesse abbilden soll, verlieren sich die Anwender oft in der Software. Das Einarbeiten der Mitarbeiter dauert seine Zeit, aber die Anbieter setzen häufig großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Neue Mitarbeiter, die bereits mit der Software gearbeitet haben, können recht schnell eingelernt werden. In jedem Fall entstehen laufende Lizenzkosten und je nach Lösung auch Kosten für den Betrieb der SW. Bei Unternehmen, die sehr viele Lizenzen benötigen, können diese nach einigen Jahren die Kosten einer Individualsoftware überschreiten. Bei Unternehmen, die nur wenige Lizenzen benötigen, wäre die Software vermutlich bereits überholt, bevor sich ihre Kosten amortisiert hätten. Allein die Lizenzfrage ist aber nicht unbedingt ein gutes Bewertungskriterium. Ein wesentlicher Vorteil von Standardsoftware sind die regelmäßigen Updates die vom Anbieter für gewöhnlich im Rahmen eines Wartungsvertrags zur Verfügung gestellt werden. Des Weiteren können Pakete mit Upgrades leicht zugebucht werden. Es ist allerdings zu beachten, dass eine Abhängigkeit vom Softwareentwickler besteht. Im Gegensatz zu Individualsoftware, denn dort kann der Source Code auch an eine andere Firma weitergegeben werden, um die Entwicklung in einem anderen Systemhaus fortzuführen.
Individualsoftware vs. Standardsoft – ein Fazit
Die meisten Aufgaben in einem Unternehmen finden sich so in hunderten anderen Unternehmen wieder. Für solche Aufgaben können Sie eine moderne, bewährte und stehts aktuelle Lösung für Ihr Unternehmen mit Hilfe von Standardsoftware erhalten. Wenn Sie sehr spezifische Aufgaben zu erfüllen haben, ist die Entwicklung einer Individualsoftware durchaus eine Überlegung wert. Das können spezielle Apps sein, bestimmte Prozessoptimierungen oder spezielle Datenerfassungssysteme, die einen Prozess vorgeben und spezielle Auswertungen ermöglichen.Wir sind Spezialisten für Softwareentwicklung in der Industrie und schaffen komplexe Lösungen. Die Toowoxx IT GmbH hat die notwendige Erfahrung in Datenschutz und IT-Sicherheit um den Anforderungen von Konzernen zu genügen, wir begleiten im Rahmen unserer Beauftragungen regelmäßig Data @ Cloud Prozesse, IT-Security-Assesments, PEN-Tests, Fragen zu Datenschutz- oder FOSS-Themen. Wir starten häufig mit einer leeren Cloud-Subscription des Kunden, schaffen per IaC (mit Terraform) die komplette Infrastruktur und implementieren darauf die Lösung, die wir gemeinsam mit Product Ownern des Kunden entwickeln. Die bisherige und andauernde Zusammenarbeit geht in der Regel über viele Jahre. Sprechen sie uns auf Referenzen an! Ihr Ansprechpartner für dieses Thema wäre Jürgen Mayer.
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