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Umstellung ERP-Anwendungen in Cloud Microsoft Azure & digitale Lohnabrechnung Referenzbericht Softwareentwicklung / Prozessoptimierung

Um die Vorteile des zentralen Hostings zu nutzen, entschied sich die Geschäftsführung der eDOC AS GmbH im Jahr 2019, die IT-Infrastruktur inklusive der neuen ERP-Anwendungen der Hamburger Software (HS) in die Cloud umzuziehen.

Durch Empfehlung kam das Unternehmen eDOC AS GmbH an die Toowoxx IT GmbH, die mit der vollständigen Betreuung und Organisation für die technische Anbindung von Microsoft Azure an das Firmennetz beauftragt wurde.

 

Höhere Flexibilität durch Umstellung auf die Cloud

Das Ziel war hier, einen tadellosen sicheren Softwarezugriff für die Mitarbeiter des Unternehmens eDOC AS GmbH zur Verfügung zu stellen, unabhängig an welchem Standort sie sich befinden. 

Das bedeutet, optimal und zeitunabhängig arbeiten zu können, ob von einer der vier Niederlassungen, beim Kunden oder im Homeoffice. Zusätzlich konnte der Betrieb eines eigenen Servers einsparen, was Herrn Malte Prien (Vertriebsleiter und Prokurist) ebenfalls wichtig war.

 

Wie sah der Umzug in die Cloud im Detail aus?

Die ERP-Anwendungen und sämtliche Daten werden auf Basis von Microsofts Cloud-Computing-Plattform Azure in einem Rechenzentrum gehostet. eDOC AS GmbH hat dort Rechner- und Speicherkapazitäten gemietet: einen Datenbankserver und einen Terminalserver.

Auf dem Datenbankserver sind die HS Programme mitsamt Datenbanken abgelegt. Der vom Cloud-Anbieter bereitgestellte Terminalserver ermöglicht es eDOC AS, via Remote-Desktop, eine Verbindung zwischen den zentral gehosteten Anwendungen und den Endgeräten der Benutzer herzustellen. 

Das bedeutet, die HS Programme laufen auf dem Cloud-Server und werden auf den Computern der Benutzer dargestellt und bedient. Das heißt, für die Anwender gibt es keinen erkennbaren Unterschied zur lokalen Installation. Dies bestätigt auch die Leiterin Finanz- und Rechnungswesen der eDOC AS GmbH, Melanie Urban. 

 

Arbeits- und Kostenaufwandreduzierung durch digitalen Zugriff der Lohnabrechnung

Im Laufe der Zusammenarbeit entstand eine zusätzliche Idee: Der Arbeits- und Kostenaufwand für die Lohnabrechnung soll minimiert werden. Das heißt, das Ausdrucken und postalische versenden der monatlichen Abrechnungen soll wegfallen und digitalisiert werden. Der Wunsch war, dass sich die eDOC AS Mitarbeiter durch einen individuellen Login ihre Lohnabrechnung eigenständig herunterladen und ausdrucken können. 

Nach Analyse des Ist-Zustandes durch die Toowoxx IT GmbH war klar, dass für die Erreichung dieses Ziels unter anderem eine Schnittstelle der Hamburger Software (Lohn-, Gehaltsabrechnung) zu rexx (Personalmanagement) fehlte.

 

Entwicklung einer sicheren Schnittstelle HS Software und rexx systems.

Die Softwareentwickler der Toowoxx IT GmbH nahmen sich der Aufgabenstellung an und kreierten diese Schnittstelle mit Hilfe von SFTP (Secure File Transfer Protocol) für den Up- und Download. Das heißt, die verschlüsselten Daten werden sicher übertragen und jeder „Client/Mitarbeiter“ muss sich am Server authentifizieren, um schließlich die verschlüsselte PDFs herunterladen zu können.

Da es sich hier um sensible persönliche Daten handelt, legten die Toowoxx Mitarbeiter besonders viel Wert auf die Sicherheit. Daher wurde für die Verschlüsselung der Lohnabrechnungsdaten die Blockchiffre „AES-256“ hergenommen. („In Amerika wird das Verschlüsselungssystem von der Regierung verwendet, um Daten geheim zu halten“: https://praxistipps.focus.de/aes-256-bedeutet-und-sicherheit-der-verschluesselung_120772.)

Die Umstellung und Änderungen erfolgten immer im direkten ständigen Austausch zwischen Toowoxx IT GmbH und eDOC AS GmbH.

 

Ergebnisse der Zusammenarbeit/ Positives Fazit

Zitat von Herr Prien von eDOC AS GmbH auf die Frage, wie er die Zusammenarbeit mit der Toowoxx IT GmbH empfand:“ Traumhaft. 

Seitens Toowoxx erfolgte immer eine schnelle Reaktion bei Fragen und Anliegen. Der Support war so, wie man sich ihn wünscht. Die Arbeit erfolgte problemlöseorientiert und immer mit dem Fokus eine langfristig funktionierende Lösung zu implementieren. Daher können wir Toowoxx IT GmbH klar weiterempfehlen.“

 

Details zum Kunde

eDOC AS ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen in erster und zweiter Generation. Das Unternehmen entstand aus einem im Jahr 1997 gestarteten Outsourcing-Projekt eines großen Wartungs- und Instandhaltungsbetriebes der Luftfahrtindustrie. Gegenstand war die tagesaktuelle Verarbeitung eingehender technischer Vorgaben zur Wartung von Flugzeugen.

In den letzten zwei Jahrzehnten wurden weitere Leistungen rund um den Aufbau und Erhalt von Datenqualität entwickelt und ausgebaut. Von der Beschaffung und der Verarbeitung bis zur Grenze – eDOC AS unterstützt als Outsourcing-Partner im Einkauf und ermöglicht eine konsistente Abbildung aller aktuellen Prozesse in den Materialstammdaten. Mit einem umfangreichen Service und einer eigens entwickelten Softwarelösung im Bereich Zoll & Außenhandel werden gepflegte und vollständige Außenhandelsstammdaten gesichert. Außerdem unterstützen Technische Redakteure der eDOC AS bei der Erstellung einer normgerechten Technischen Dokumentation.

 

Technologien/ methoden:

  • ERP-Schnittstelle
  • Blockchiffre AES-256
  • SFTP
  • Hamburger Software DMS
  • Schnittstelle zu rexx systems
  • Digitale Lohnabrechnung